Политика конфиденциальности

Содержание

1.1. Настоящая Политика разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области защиты персональных данных. 1.2. Оператором персональных данных является: ТОО «Mango Development» БИН 250940030788 Адрес: Республика Казахстан, г. Семей, ул. Абая, 107 Резидент Международного технопарка IT-стартапов «Astana Hub», регистрационный сертификат № 3046 Email: mango_development@mail.ru, mango.dev.semey@gmail.com Телефон: +7 (771) 624-63-35 1.3. Политика распространяется на все персональные данные, которые Оператор получает от Пользователя при использовании Платформы, включая веб-сайт https://e-note.kz, мобильные приложения для iOS и Android, десктопные приложения для macOS и Windows, а также связанные сервисы и API. 1.4. Использование Платформы означает согласие Пользователя с настоящей Политикой. При несогласии с её условиями Пользователю следует воздержаться от использования Платформы. 1.5. Политика применяется только к Платформе Electronic Note. Оператор не контролирует сайты и сервисы третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам. 1.6. Действующая редакция Политики доступна по адресу https://e-note.kz/privacy и внутри приложения Electronic Note. Обе версии идентичны. При обнаружении расхождения приоритет имеет версия, опубликованная на сайте.

Платформа (также «Сервис», «Electronic Note», «eNote») — программный продукт для управления задачами, рабочим временем и командной работой. Оператор — ТОО «Mango Development», БИН 250940030788. Пользователь — физическое лицо, достигшее 18 лет, зарегистрированное на Платформе. Организация — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, использующие Платформу для управления работой своих сотрудников. Администратор Организации — Пользователь с расширенными правами управления в рамках Организации. Отметка — фиксация Пользователем начала или окончания рабочего дня либо факта присутствия на объекте, совершаемая по его действию в приложении.

3.1. Регистрационные данные: • Фамилия и имя • Адрес электронной почты • Номер мобильного телефона • Пароль (хранится исключительно в виде необратимого хеша) 3.2. Профильные данные: • Должность в Организации • Роль в системе (администратор, директор, руководитель, сотрудник) • Фотография профиля • Наименование Организации и подразделения 3.3. Рабочие данные: • Названия, описания, сроки, статусы и приоритеты задач • Комментарии, заметки и история изменений задач • Отчёты и аналитические сводки по исполнению задач • Объявления, публикуемые внутри Организации 3.4. Данные о рабочем времени и местоположении. Платформа обрабатывает данные о местоположении (GPS) исключительно в момент совершения Пользователем отметки о начале или окончании рабочего дня, а также при подтверждении выполнения задачи, требующей присутствия на объекте. Определение координат производится разово, по действию Пользователя, при наличии разрешения, предоставленного на уровне операционной системы устройства. Фоновое или непрерывное отслеживание местоположения не осуществляется. Между отметками Платформа не обращается к геолокации устройства. Обрабатываются: • Географические координаты (широта, долгота) в момент отметки • Точность определения координат • Дата и время отметки • Технические признаки достоверности данных о местоположении, включая результаты проверки на использование программной подмены геопозиции • Наименование объекта или адрес, к которому привязана отметка На основании отметок формируется табель учёта рабочего времени, содержащий сведения о времени начала и окончания рабочего дня, отработанных часах, опозданиях и отсутствиях. Пользователь вправе отказать приложению в доступе к геолокации в настройках устройства. В этом случае функция отметок будет недоступна, остальной функционал Платформы сохраняется. 3.5. Файлы и документы: • Файлы, прикрепляемые Пользователем к задачам, сообщениям и документам • Документы, направляемые на согласование, включая их версии и историю изменений • Сведения о согласовании: кто, когда и с какой резолюцией рассмотрел документ • Электронные отметки об ознакомлении 3.6. Сообщения: • Содержание сообщений корпоративного чата, включая групповые обсуждения • Сведения об отправителе, получателях, времени отправки и прочтения • Вложения к сообщениям 3.7. Запросы к AI-помощнику. Порядок обработки описан в разделе 8 настоящей Политики. 3.8. Технические данные, собираемые автоматически: • IP-адрес устройства • Тип и версия браузера, тип устройства и операционной системы • Версия приложения Electronic Note • Идентификаторы устройств (push-токены) для доставки уведомлений • Дата и время доступа к Платформе, данные о сессиях • Журналы действий на Платформе (кто, когда и какое действие совершил) • Технические сведения об ошибках и сбоях приложения 3.9. Данные посетителей сайта. При посещении сайта https://e-note.kz обрабатываются обезличенные сведения о посещении: источник перехода, просмотренные страницы, время на сайте, тип устройства и браузера, приблизительный регион. Порядок описан в разделе 15. 3.10. Платёжные данные. Оплата услуг производится через платёжный сервис TipTop Pay. Данные банковской карты вводятся Пользователем на стороне платёжного сервиса и Оператору не передаются и им не хранятся. Оператор получает от платёжного сервиса только сведения о факте, сумме, дате платежа и маскированный номер карты (последние четыре цифры).

Оператор не собирает и не обрабатывает: • Данные о местоположении вне момента совершения отметки, в том числе в фоновом режиме • Контакты из телефонной книги устройства • Полные номера банковских карт, коды безопасности и данные банковских счетов • Биометрические данные • Сведения о состоянии здоровья • Данные из других приложений на устройстве Пользователя • Содержимое экрана устройства, нажатия клавиш, снимки экрана • Записи с камеры или микрофона устройства без действия Пользователя • Сведения о персональной переписке Пользователя вне Платформы

5.1. Обработка персональных данных осуществляется исключительно в следующих целях: Предоставление услуг Платформы: • Регистрация, аутентификация и идентификация Пользователя • Предоставление доступа к функционалу управления задачами, документами, коммуникацией и учётом рабочего времени • Ролевое разграничение доступа в рамках Организации • Формирование табеля учёта рабочего времени и отчётности по поручению Организации Обеспечение функционирования: • Синхронизация данных между устройствами Пользователя • Доставка push- и email-уведомлений • Управление сессиями • Обработка платежей и выставление документов • Техническая поддержка и обработка обращений Обеспечение безопасности: • Предотвращение несанкционированного доступа к учётным записям • Выявление подложных данных о местоположении • Обнаружение и предотвращение мошеннических действий Улучшение Платформы: • Анализ использования функционала на основе агрегированных и обезличенных данных • Устранение технических неисправностей 5.2. Обработка персональных данных в маркетинговых целях без отдельного согласия Пользователя не осуществляется. 5.3. Оператор не принимает в отношении Пользователя решений, порождающих юридические последствия, исключительно на основе автоматизированной обработки данных.

6.1. Обработка осуществляется на следующих основаниях: • Согласие субъекта персональных данных — выражается принятием настоящей Политики при регистрации. • Исполнение договора — обработка необходима для предоставления услуг в соответствии с Условиями использования. • Поручение Организации — в части обработки рабочих данных сотрудников Организации, в объёме, определённом Организацией. • Законный интерес Оператора — обеспечение безопасности и предотвращение мошенничества, при условии соблюдения прав Пользователя. • Требования законодательства Республики Казахстан. 6.2. Пользователь вправе отозвать согласие на обработку персональных данных в любое время, направив уведомление по адресам, указанным в разделе 20. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до отзыва, и влечёт прекращение доступа к Платформе.

7.1. Платформа предназначена для использования в рамках Организации. Организация определяет цели и объём обработки данных своих сотрудников, а Оператор осуществляет обработку по её поручению и в её интересах. 7.2. Администратору и руководителям Организации доступны: • Задачи сотрудника, их статусы, сроки и история изменений • Отчёты об эффективности и загрузке • Данные об отметках сотрудника, включая дату, время и место отметки • Сводный табель учёта рабочего времени • Документы, направленные сотрудником на согласование • Сообщения в рабочих чатах и группах, к которым руководитель имеет доступ по своей роли 7.3. Администратору и руководителям Организации недоступны: • Пароль Пользователя • Личные настройки учётной записи • Данные о местоположении вне момента отметки • Личная переписка Пользователя вне Платформы 7.4. Данные о задачах, документах и рабочем времени, созданные в рамках Организации, являются корпоративными данными Организации. 7.5. Организация обязана до начала использования Платформы уведомить своих сотрудников о применении системы учёта рабочего времени с фиксацией местоположения при отметках и получить необходимые согласия в порядке, предусмотренном трудовым законодательством Республики Казахстан. Организация несёт самостоятельную ответственность за законность обработки данных своих сотрудников. 7.6. При прекращении трудовых отношений рабочие данные сотрудника сохраняются в Организации, а его персональная учётная запись отвязывается от Организации. 7.7. По требованию Организации Оператор заключает отдельное соглашение об обработке персональных данных, определяющее объём поручения, меры защиты и порядок взаимодействия сторон.

8.1. Платформа включает функцию AI-помощника, предназначенную для формулирования и разбивки задач, подготовки отчётов и ответов на вопросы Пользователя. 8.2. Использование AI-помощника является добровольным. При отказе от его использования данные Пользователя провайдерам AI-сервисов не передаются, остальной функционал Платформы сохраняется в полном объёме. 8.3. При обращении Пользователя к AI-помощнику провайдеру AI-сервиса передаётся: • Текст запроса, введённый Пользователем • Рабочий контекст, необходимый для ответа: наименования и описания задач, сроки, статусы, имена исполнителей в рамках Организации 8.4. Файлы, прикрепляемые Пользователем к задачам и сообщениям, по умолчанию не передаются AI-провайдеру и обрабатываются как вложения. Анализ содержимого файла средствами AI выполняется только по отдельному явному действию Пользователя. 8.5. Провайдеры AI-сервисов: • Amazon Web Services, Inc. — сервис Amazon Bedrock (модели Claude разработки Anthropic PBC). Инфраструктура расположена за пределами Республики Казахстан, в регионе N. Virginia (us-east-1), Соединённые Штаты Америки. • Корпоративный фонд «Alem.ai Foundation», БИН 250540008281, адрес: Республика Казахстан, г. Астана, район Есиль, проспект Әл-Фараби, д. 9 — языковая модель AlemLLM для обработки запросов на казахском и русском языках. Обработка производится на инфраструктуре, расположенной на территории Республики Казахстан; трансграничная передача данных при этом не осуществляется. 8.6. Оператор выбирает провайдера для обработки конкретного запроса исходя из языка запроса и требований Организации к размещению данных. Организация вправе потребовать обработки запросов исключительно провайдером, инфраструктура которого расположена на территории Республики Казахстан; такое требование фиксируется в отдельном соглашении. 8.7. Использование данных для обучения моделей. В соответствии с условиями сервиса Amazon Bedrock переданные данные не используются для обучения базовых моделей и не передаются разработчикам моделей. Порядок использования данных, передаваемых для обработки языковой моделью AlemLLM, определяется договором Оператора с корпоративным фондом «Alem.ai Foundation». 8.8. Ответы AI-помощника носят рекомендательный характер. Действия, предложенные AI-помощником, выполняются только после подтверждения Пользователем.

9.1. Основные базы данных Платформы — учётные записи, задачи, документы, отметки, табели, переписка — размещены на серверах, расположенных на территории Республики Казахстан. Обработка запросов к AI-помощнику языковой моделью AlemLLM также производится на инфраструктуре, расположенной на территории Республики Казахстан. 9.2. Сроки хранения: • Данные учётной записи — весь период использования Платформы. • Персональные данные после удаления учётной записи — удаляются из основных систем в течение 30 календарных дней. • Резервные копии, содержащие персональные данные — удаляются в течение 90 календарных дней после удаления учётной записи. • Журналы действий (содержат идентификатор пользователя и IP-адрес) — не более 12 месяцев, после чего удаляются либо обезличиваются. • Данные об отметках и табели учёта рабочего времени — хранятся в Организации в течение срока, определённого Организацией в соответствии с требованиями трудового и архивного законодательства. • Сведения о платежах — в течение срока, установленного налоговым законодательством Республики Казахстан. • Данные веб-аналитики сайта — не более 12 месяцев. 9.3. По истечении сроков хранения персональные данные уничтожаются или обезличиваются. 9.4. Рабочие данные, созданные в рамках Организации, сохраняются в Организации после удаления учётной записи отдельного сотрудника в соответствии с п. 7.4 и 7.6.

10.1. Для обеспечения отдельных функций Платформы ограниченный объём данных передаётся поставщикам услуг, инфраструктура которых расположена за пределами Республики Казахстан. 10.2. Перечень поставщиков и передаваемых данных: • Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — доставка push-уведомлений. Передаются: идентификатор устройства, текст уведомления (может содержать название задачи и имя отправителя). • Cloudflare, Inc. — защита от сетевых атак, ускорение доставки, хранение файлов в объектном хранилище R2. Инфраструктура распределена глобально; хранение и обработка могут осуществляться за пределами Республики Казахстан. Передаются: IP-адрес, технические данные запроса, файлы, загружаемые Пользователями. • Amazon Web Services, Inc. (Amazon Bedrock) — обработка запросов к AI-помощнику. Передаются: текст запроса и связанный рабочий контекст (см. раздел 8). • ООО «ЯНДЕКС» (Яндекс.Метрика) — веб-аналитика сайта https://e-note.kz. Передаются обезличенные сведения о посещении сайта. На мобильные и десктопные приложения не распространяется. Обработка запросов языковой моделью AlemLLM производится на инфраструктуре в Республике Казахстан и трансграничной передачей не является (см. п. 8.5 и 9.1). 10.3. Обработка платежей осуществляется платёжным сервисом TipTop Pay. Данные банковской карты Оператору не передаются (см. п. 3.10). 10.4. Передача осуществляется в объёме, минимально необходимом для работы соответствующей функции, на основании согласия Пользователя, выраженного при принятии настоящей Политики, с соблюдением требований Закона о персональных данных к трансграничной передаче. 10.5. Оператор заключает с поставщиками услуг соглашения, содержащие обязательства по защите персональных данных, и обеспечивает минимизацию объёма передаваемых данных. 10.6. Пользователь вправе ограничить передачу данных: • Отключив push-уведомления в настройках приложения или устройства — передача Google Firebase прекращается • Отказавшись от использования AI-помощника — передача AI-провайдерам не производится • Отклонив аналитические cookie на сайте — передача в Яндекс.Метрику не производится 10.7. Оператор публикует актуальный перечень поставщиков услуг в настоящем разделе и обновляет его при изменении состава поставщиков в порядке, предусмотренном разделом 18.

11.1. Оператор не продаёт, не сдаёт в аренду и не передаёт персональные данные Пользователей третьим лицам в коммерческих целях. 11.2. Помимо поставщиков услуг, указанных в разделе 10, передача допускается исключительно: • С согласия Пользователя — при наличии явного, информированного и добровольного согласия на передачу определённому лицу для определённых целей. • По требованию законодательства — судам, правоохранительным и государственным органам Республики Казахстан по обоснованному и законному запросу. • В экстренных случаях — для защиты жизненно важных интересов Пользователя или других лиц, когда получение согласия невозможно. 11.3. При передаче данных Оператор обеспечивает минимизацию объёма — передаются только данные, необходимые для достижения заявленной цели.

12.1. Оператор принимает организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования и распространения. 12.2. Технические меры: • Шифрование данных при передаче по протоколу HTTPS/TLS • Хранение паролей в виде необратимого хеша (bcrypt) • Аутентификация с использованием токенов доступа с ограниченным сроком действия и механизмом обновления • Автоматическое завершение неактивных сессий • Разграничение доступа к данным на уровне ролей и Организации • Регулярное резервное копирование • Логирование и мониторинг попыток несанкционированного доступа 12.3. Организационные меры: • Доступ к персональным данным предоставляется только уполномоченным сотрудникам Оператора и только в объёме, необходимом для исполнения должностных обязанностей • Обязательство о неразглашении для всех сотрудников, имеющих доступ к данным • Разделение продуктивной и тестовой сред; данные Пользователей не используются в тестовой среде • Регулярный пересмотр прав доступа

13.1. При выявлении утечки или иного нарушения безопасности персональных данных Оператор обязуется: • Незамедлительно принять меры по прекращению нарушения и устранению его последствий • Уведомить затронутых Пользователей и Организации в течение 72 часов с момента обнаружения нарушения • Уведомить уполномоченный орган в области защиты персональных данных • Провести расследование инцидента и принять меры по предотвращению повторения 13.2. Уведомление содержит: характер нарушения, категории затронутых данных, предполагаемые последствия, принятые меры и рекомендации Пользователю.

14.1. Пользователь имеет право: • На информацию — получать сведения об обработке своих персональных данных, включая перечень данных, цели обработки и лиц, которым данные передавались. • На доступ — запрашивать и получать копию своих персональных данных. • На исправление — требовать исправления неточных или неполных данных. Регистрационные и профильные данные Пользователь может изменить самостоятельно в настройках Платформы. • На удаление — требовать удаления своих персональных данных при отсутствии законных оснований для дальнейшей обработки. • На ограничение обработки — в случаях, предусмотренных законодательством. • На переносимость — получить свои данные в структурированном, машиночитаемом формате. • На отзыв согласия — в любое время, без объяснения причин. • На обжалование — обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите персональных данных или в суд. 14.2. Удаление учётной записи. Пользователь может удалить свою учётную запись в настройках учётной записи приложения Electronic Note; удаление подтверждается вводом пароля. Пользователь также вправе направить запрос на удаление учётной записи по адресам электронной почты, указанным в разделе 20. После подтверждения данные удаляются в сроки, указанные в п. 9.2. Рабочие данные, созданные в рамках Организации, сохраняются в Организации в соответствии с п. 7.4. 14.3. Получение копии и экспорт данных. Отдельная функция самостоятельной выгрузки в интерфейсе Платформы не предусмотрена. Для получения копии своих данных Пользователь направляет запрос по адресам электронной почты, указанным в разделе 20. Оператор предоставляет выгрузку в структурированном формате в течение 15 рабочих дней с момента получения запроса. 14.4. Для реализации иных прав Пользователь может направить запрос: • по электронной почте: mango_development@mail.ru или mango.dev.semey@gmail.com • письменно по адресу: г. Семей, ул. Абая, 107 14.5. Оператор рассматривает запрос и предоставляет обоснованный ответ в течение 15 рабочих дней с момента получения. При необходимости Оператор вправе запросить подтверждение личности заявителя.

15.1. Сайт https://e-note.kz Сайт использует файлы cookie следующих категорий: Необходимые — устанавливаются всегда, их отключение делает сайт неработоспособным: • Cookie аутентификации для поддержания сессии • Cookie сохранения языковых предпочтений • Cookie обеспечения безопасности Аналитические — устанавливаются только с согласия посетителя: • Файлы cookie сервиса Яндекс.Метрика (_ym_uid, _ym_d, _ym_isad и аналогичные), используемые для сбора обезличенной статистики посещений При первом посещении сайта посетителю предлагается принять или отклонить аналитические файлы cookie. До получения согласия аналитические cookie не устанавливаются, счётчик Яндекс.Метрики не загружается и данные в Яндекс не передаются. Отказ от аналитических cookie не ограничивает функциональность сайта. Изменить свой выбор можно в любое время по ссылке «Настройки cookie» в нижней части любой страницы сайта. Сайт не использует рекламные cookie и cookie социальных сетей для таргетированной рекламы. 15.2. Мобильные и десктопные приложения Приложения Electronic Note не используют файлы cookie и внешние аналитические сервисы. Сведения об использовании функционала собираются в обезличенном и агрегированном виде силами самой Платформы и не позволяют идентифицировать конкретного Пользователя.

16.1. Пользователь может получать: Сервисные уведомления (обязательные, отключению не подлежат): • Уведомления о безопасности учётной записи: вход с нового устройства, смена пароля • Уведомления о предстоящем списании оплаты и об изменении стоимости • Уведомления о существенных изменениях в Условиях использования или настоящей Политике • Технические уведомления о работе Платформы Рабочие уведомления (настраиваемые): • Уведомления о новых задачах, изменениях статусов и приближающихся дедлайнах • Уведомления о сообщениях, документах на согласовании и объявлениях 16.2. Пользователь управляет рабочими уведомлениями через настройки Платформы или устройства.

17.1. Платформа предназначена для использования лицами, достигшими 18 лет. Регистрация лиц, не достигших 18 лет, не допускается, в том числе с согласия законного представителя. 17.2. Оператор сознательно не собирает персональные данные несовершеннолетних. При обнаружении таких данных они незамедлительно удаляются, а учётная запись блокируется. 17.3. Если вы являетесь родителем или законным представителем и полагаете, что ваш ребёнок предоставил свои данные Оператору, свяжитесь по адресам, указанным в разделе 20.

18.1. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. 18.2. При внесении существенных изменений — включая изменение перечня обрабатываемых данных, целей обработки, состава поставщиков услуг или порядка трансграничной передачи — Оператор обязуется: • Опубликовать обновлённую редакцию на сайте и в приложении одновременно • Уведомить Пользователей через Платформу и по электронной почте не менее чем за 14 календарных дней до вступления изменений в силу • Указать номер редакции, дату публикации и дату вступления в силу 18.3. Оператор ведёт учёт того, какую редакцию Политики и когда принял каждый Пользователь. Архив предыдущих редакций доступен по запросу. 18.4. Продолжение использования Платформы после вступления изменений в силу означает согласие Пользователя с обновлённой редакцией. При несогласии Пользователь вправе прекратить использование Платформы и удалить учётную запись.

19.1. Настоящая Политика регулируется законодательством Республики Казахстан. 19.2. Споры разрешаются путём переговоров. При невозможности достижения соглашения спор передаётся на рассмотрение суда в соответствии с законодательством Республики Казахстан; Пользователь-потребитель вправе обратиться в суд по своему месту жительства либо по месту нахождения Оператора по своему выбору. 19.3. Пользователь вправе обратиться с жалобой в уполномоченный орган в области защиты персональных данных Республики Казахстан, а также к медиатору в досудебном порядке.

Оператор персональных данных: ТОО «Mango Development», БИН 250940030788 Платформа Electronic Note (eNote) Резидент Международного технопарка IT-стартапов «Astana Hub», сертификат № 3046 Email: mango_development@mail.ru, mango.dev.semey@gmail.com Телефон: +7 (771) 624-63-35 Адрес: Республика Казахстан, г. Семей, ул. Абая, 107 Время обработки обращений: понедельник — пятница, 09:00–18:00 (UTC+5, время Астаны) Срок рассмотрения обращений: не более 15 рабочих дней с момента получения Настоящая Политика является неотъемлемой частью Условий использования платформы Electronic Note, доступных по адресу https://e-note.kz/terms